Die E-Rechnung stellt die Landwirtschaft vor neue Herausforderungen. Ab 2025 löst sie Papierbelege und PDF-Rechnungen ab. Mit diesem weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung kommen auch Diskussionen über Datensicherheit und DSGVO. Doch in diesem Fall mit positivem Ergebnis. Erfahre hier, wie du deinen Betrieb mit der E-Rechnung noch sicherer machst – und das gleich in dreifacher Hinsicht.
Datenklau, Cyberangriff, Datenschutzgrundverordnung – Begriffe, die in den letzten Jahren oft gefallen sind. Und immer, wenn ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung ansteht, kann man sich sicher sein: Sie kommen wieder auf den Tisch. Kein Wunder, denn Sicherheitslücken und Hackerangriffe haben so manchem Unternehmen in der jüngeren Vergangenheit ziemlich zu schaffen gemacht.
Auch bei der ab Anfang 2025 geltenden E-Rechnungspflicht ist Datensicherheit ein wichtiges Thema. Denn wer will schon, dass wegen eines kleinen Datenlecks mal eben eine komplette Produktion lahmgelegt wird? Die Aussicht auf das neue Rechnungsformat geht bei vielen Landwirten mit dem Gefühl einher, die Kontrolle abzugeben. Über bekannte Buchhaltungsprozesse, die jahrzehntelang funktioniert haben. Und eben auch über all die Daten, die bisher auf Papierrechnungen gedruckt waren. Denn die konnte man schließlich abheften und ins – vermeintlich sichere – eigene Regal stellen. Kurz gesagt: Der Umstieg auf die E-Rechnung fühlt sich an, als würde man den Schlüssel zum eigenen Büro aus der Hand geben.
Wenn man sich die neuen Formate, in denen die E-Rechnung kommt, aber mal genau ansieht, stellt man schnell fest, dass das Gegenteil der Fall ist: Die E-Rechnung ist sogar sicherer als ihre Vorgänger auf Papier und als PDF. So ist es nahezu unmöglich, eine E-Rechnung zu fälschen oder zu manipulieren. Am richtigen Speicherort lassen sich E-Rechnungen außerdem vor unbefugtem Zugriff schützen – viel besser sogar als hinter einer abgeschlossenen Bürotür. Außerdem ermöglicht das digitale Format detaillierte Betriebsanalysen und damit genauere Einblicke in die Prozesse im eigenen Betrieb, als es Papier- und PDF-Rechnungen je könnten.
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Digital signiert und fälschungssicher
E-Rechnungen sind digital signiert. Das bedeutet, dass du sicher sein kannst, dass die Rechnung vom richtigen Absender kommt und nach dem Versand nicht verändert wurde.
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Verschlüsselung und sicherer Übertragungsweg
Deine E-Rechnung wird verschlüsselt verschickt. So kann niemand sie unterwegs abfangen, einsehen oder verändern.
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Sicherheit bei der Steuerprüfung – durch revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen werden in speziellen Computerprogrammen sicher gespeichert. So können sie weder nachträglich gelöscht noch manipuliert oder verändert werden. Das weiß auch dein Steuerprüfer. Du bist mit E-Rechnungen also auf der sicheren Seite.
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Mehr Ordnung und Transparenz in deinem Büro
E-Rechnungen sind absolut transparent. Du kannst jederzeit nachvollziehen, von wem die Rechnung bearbeitet oder wann sie verschickt wurde – kein Durcheinander mit Papierkram mehr!
Um diese Vorteile für deinen Betrieb zu nutzen, brauchst du jetzt eigentlich nur noch eines: ein richtig gutes Computerprogramm, das E-Rechnungen für dich speichert. Rechtssicher nach den Vorgaben der GOBD und DSGVO und im besten Fall auch noch automatisch, sodass du mit der ganzen Sache möglichst wenig zu tun hast.
Eine solche Software ist Farm Book von Just Farming. Farm Book ist nicht nur auf die Arbeit mit irgendwelchen digitalen Belegen, sondern gezielt auf E-Rechnungen in der Landwirtschaft spezialisiert. Das Programm archiviert deine E-Rechnungen (und auch Rechnungen in allen bisher gängigen Formaten) automatisch, sodass du sie bearbeiten und sicher an deinen Steuerberater übermitteln kannst. Damit du weiterhin die Kontrolle und den Überblick über deinen Rechnungsverkehr behältst, wandelt Farm Book das – auf den ersten Blick kryptische – maschinenlesbare Rechnungsformat so für dich um, dass du es wie gewohnt lesen kannst.
Weil wir bei Just Farming Datensicherheit großschreiben, halten wir nichts davon, deine Daten in einem anonymen Rechenzentrum im Ausland zu speichern. Lieber behalten wir die Zügel selbst in der Hand. Deshalb liegen deine E-Rechnungen und alle anderen Daten in unserem eigenen Rechenzentrum in Bremen. Dort sorgen wir mit modernsten Sicherheitstechnologien dafür, dass alles datenschutzkonform archiviert und vor den Augen Unbefugter geschützt ist.
Gleichzeitig hast du selbst immer Zugriff auf alle Belege in deinem Farm Book. Denn unser Rechenzentrum hat eine sehr hohe Ausfallsicherheit und verarbeitet deine Belege zügig und reibungslos. Selbst bei unerwarteten Zwischenfällen wie Stromausfällen oder technischen Problemen kannst du weiterarbeiten.
E-Rechnungen ermöglichen detaillierte Analysen deines Rechnungsverkehrs. Die kannst du für deinen Betrieb nutzen. Farm Book versorgt dich mit interaktiven Analysen zum laufenden und zu vergangenen Geschäftsjahren. Die Daten aus deinen E-Rechnungen werden zu graphischen Darstellungen. So siehst du auf einen Blick, wie die Lage in deinen Betrieben ist – und triffst gute Entscheidungen für die Zukunft.
Du siehst: Mit all diesen neuen Möglichkeiten wird die E-Rechnungspflicht ihr bedrohliches Image schnell los – und entpuppt sich stattdessen als echte Chance für deinen landwirtschaftlichen Betrieb. Bei Just Farming wollen wir dir den Umstieg so einfach wie möglich machen. Wie du die E-Rechnung unkompliziert Schritt für Schritt in deinen Betrieb einführst, zeigen wir dir in unserem Leitfaden. Über Datensicherheit und Co. brauchst du dir dann nicht mehr den Kopf zu zerbrechen. Das übernehmen wir schließlich für dich. Und du kannst dich derweil wieder um die wichtigen Dinge kümmern, die deinen Betrieb nach vorn bringen.
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