Ab 2025 wird die E-Rechnung für alle Pflicht – und das bringt eine große Chance für landwirtschaftliche Betriebe. Mit dem neuen digitalen Rechnungsformat sparst du nicht nur Papier und Porto, sondern auch wertvolle Arbeitszeit und Verwaltungskosten. Erfahre in unserem Blogbeitrag, wie du die E-Rechnung optimal für deinen Betrieb einsetzt und dadurch effizienter und kostengünstiger arbeitest. Nutze diesen Umstieg als Start in die digitale Buchführung und behalte deine Finanzen jederzeit im Überblick!
In einem landwirtschaftlichen Betrieb, irgendwo in Deutschland: Der Tag auf dem Feld oder im Stall war lang und anstrengend, und ein verdienter Feierabend ist bereits in Aussicht. Dann öffnest du deine Bürotür – und dir fallen all die Rechnungen ein, die du noch verschicken musst. Ein bisschen genervt setzt du dich also an deinen Schreibtisch und fängst an, Dokumente auszudrucken und Umschläge zu frankieren. Dabei fällt dir auf, dass du erstens schon wieder Druckerpapier nachbestellen musst und dass zweitens auch dein Vorrat an Umschlägen und Briefmarken zur Neige geht. Du überschlägst kurz, was dich die Aufstockungen kosten, und schon macht der abendliche Rechnungsversand noch ein bisschen weniger Spaß.
Als wären das nicht genug Ärgernisse für einen Abend, fällt dein Blick daraufhin auf einen Flyer zum Thema E-Rechnungspflicht, der kürzlich in deinem Briefkasten gelandet ist, und deine Laune wandert direkt noch eine Etage tiefer in den Keller. So eine digitale Neuerung umzusetzen, das macht schließlich Arbeit. Und Arbeit kostet Geld. Dass die E-Rechnung nicht nur freiwillig und irgendwann, sondern verpflichtend und schon ab 2025 eingeführt werden soll, verbessert deine Aussichten auch nicht gerade.
Die Befürchtung, die Einführung der E-Rechnung könnte landwirtschaftliche Betriebe viel Zeit, Geld und Nerven kosten, ist verbreitet. Ab dem 1. Januar 2025 wird das neue Format für Geschäfte im B2B-Bereich verpflichtend. Es gibt, gerade für kleinere Unternehmen, Übergangsfristen, in denen sie noch nicht selbst Rechnungen im neuen Format verschicken müssen. Trotzdem gilt: Ab 2025 muss jeder Betrieb zumindest in der Lage sein, Rechnungen als XML-Datei so zu bearbeiten und zu archivieren, dass man keinen Ärger bei der Steuerprüfung befürchten muss. Denn darauf, ein Bußgeld zahlen zu müssen, können wohl alle Landwirtinnen und Landwirte ganz gut verzichten.
Die E-Rechnung ist also etwas Neues, Unbekanntes – und sorgt deshalb erst einmal für großflächige Skepsis in der deutschen Landwirtschaft. Allerdings tut man ihr damit unrecht. Denn die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine störende digitale Neuerung. Im Gegenteil: Das neue maschinenlesbare Format bietet viele Vorteile für landwirtschaftliche Betriebe. Buchhaltungsprozesse werden mit der E-Rechnung effizienter, sicherer und ein ganzes Stück nachhaltiger als der Rechnungsversand auf Papier. Und außerdem können Betriebe mit der E-Rechnung richtig viel Geld sparen. Dabei kommt es, wie so oft, nur auf das „Gewusst wie“ an.
Weil E-Rechnungen komplett digital sind und auch digital archiviert werden müssen, brauchst du weder Rechnungen, die du erhältst noch solche, die du selbst versendest, mehr auszudrucken. Deine Kosten für Papier, Ordner und neue Druckerpatronen sinken.
Mit dem ausschließlich digitalen Versand brauchst du keine Umschläge mehr und keine Briefmarken. Die Kosten, die du bisher für Porto und Co. hattest, entfallen vollständig. Und du sparst über das Jahr gerechnet eine ordentliche Summe Geld.
Computerprogramme wie Just Farming Farm Book werten die in E-Rechnungen enthaltenen Daten schnell aus und archivieren die Rechnungen automatisch. Du sparst damit Arbeitsstunden und Personalkosten. Beides kannst du an anderer Stelle besser investieren. Außerdem ermöglichen E-Rechnungen genaue Analysen deines Geschäftsjahres. Die helfen dir, gewinnbringende Entscheidungen für die Zukunft deines Betriebs zu treffen.
Die maschinenlesbaren Daten aus der E-Rechnung können Computerprogramme blitzschnell auswerten und analysieren. Das richtige Programm, zum Beispiel Just Farming Farm Book, versorgt dich anhand dessen mit Analysen zu deinen Betriebsfinanzen. Du siehst genau, wo du sparen kannst. So triffst du stets die richtige Entscheidung für die Zukunft deines Betriebs.
Mit der E-Rechnung brauchst du kein großes Archiv für deine dicken Ordner voller Papierrechnungen mehr. Du sparst also Platz, den du anderweitig nutzen kannst.
Um diese Kostenersparnis etwas greifbarer zu machen, nun ein kurzes Beispiel, das du auch für deinen eigenen Betrieb ganz einfach nachspielen kannst, wenn du ungefähr weißt, wie viele Rechnungen du im Schnitt empfängst und versendest. Der kostenlose Just-Farming-Sparrechner berechnet nämlich anhand dieser Angaben, wie viel du sparst, wenn du dir die Vorteile der E-Rechnung in deinem Betrieb zunutze machst.
So spart dein Betrieb, wenn du wöchentlich 4 Rechnungen empfängst und 12 verschickst, beim Umstieg auf die E-Rechnung 2292,16 Euro im Jahr. Davon sind allein 1730,56 Euro Personalkosten. Dieses Geld und die damit verbundene Arbeitskraft könntest du anderswo im Betrieb deutlich zielführender einsetzen. Das gilt auch für die Materialkosten, die du beim Rechnungsversand hast. In diesem Beispiel sind das nochmal 561,60 Euro pro Jahr. Und je mehr Rechnungen dein Betrieb empfängt und versendet, umso mehr Geld sparst du natürlich, wenn du anfängst, mit E-Rechnungen statt Papier zu arbeiten.
Mit der E-Rechnung lässt sich also Geld sparen, das anderswo besser eingesetzt werden und die Landwirtschaft richtig nach vorne bringen kann. Aber bleiben bei all diesen Vorteilen nicht trotzdem die Probleme, vor die die Einführung der E-Rechnung Landwirtinnen und Landwirte stellt? Wer hat schließlich mal eben die Zeit, jahrzehntelang gewachsene analoge Prozesse über den Haufen zu werfen und die komplette Buchhaltung neu zu strukturieren?
Bei Just Farming haben wir dieses Problem auch gesehen – und an einer Lösung für dich gearbeitet. Diese Lösung heißt Farm Book. Farm Book ist ein Computerprogramm, das E-Rechnungen, die dich in kryptischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung erreichen, automatisch für dich archiviert und ausliest. GoBD- und rechtskonform und mit einer direkten Verbindung zu deinem Steuerberater. Nebenbei kannst du auch weiterhin Belege archivieren, die dich noch als PDF-Dokument oder auf Papier erreichen.
Die Arbeit mit E-Rechnungen möchten wir dir so einfach wie möglich machen. Deswegen lässt sich Farm Book intuitiv und einfach bedienen, sodass der Umstieg auf die digitale Buchhaltung besonders leichtfällt. Außerdem haben wir für dich die Farm-Book-Roadmap entwickelt – einen auf die Bedürfnisse von Landwirtinnen und Landwirten ausgelegten Leitfaden, der dir genau zeigt, wie du die E-Rechnung Schritt für Schritt in deinem Betrieb einführst.
In unseren Webinaren lernst du, was du bei der Umstellung beachten musst und welche Funktionen von Farm Book du kennen solltest, um die E-Rechnung optimal zu nutzen. So hast du schnell die Sicherheit, dass alles GoBD-konform läuft und du deine Finanzen immer im Griff hast. Der Umstieg bringt dir nicht nur finanzielle Ersparnisse, sondern auch mehr Effizienz – und du kannst dich wieder voll auf die wichtigen Aufgaben in deinem Betrieb konzentrieren.
Diese Struktur erleichtert den Einstieg in die digitale Buchhaltung und zeigt dir klar auf, wie die E-Rechnung deine Verwaltungskosten langfristig senken kann.